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La crise sanitaire a amené un véritable bouleversement. De très nombreuses structures ont été contraintes de prendre des décisions dans la précipitation. Elles ont mis en place de nouveaux dispositifs de travail pour appréhender au mieux la situation, sans y avoir été préparées. Pierrick, Team Leader de l’équipe CSM chez Projetlys, accompagne nos client·e·s au quotidien dans l’adoption des nouveaux usages. Du fait de son métier, il a vu de quelle manière le paysage professionnel a profondément évolué depuis le premier confinement. Il partage son expérience du terrain, à travers des conseils pratiques éprouvés pour les managers en situation de télétravail.

Dans le contexte actuel, quels sont les nouveaux défis des directions et des managers ?

« Dans cette situation inédite, les directions (DRH, DSI, directions générales…) ont été confrontées du jour au lendemain à de nombreux défis. En effet, la mise en place brutale du télétravail dans des structures qui ne le pratiquaient pas du tout a changé la donne. Il a fallu gérer les aspects logistique, sanitaire, matériel, environnemental, technologique, relationnel et personnel.

Certain·e·s collaborateur·rice·s ont été immédiatement à l’aise avec le télétravail. Pour les autres, cela a été plus compliqué. Les équipes ont pu se sentir isolées, perdre le lien avec leurs collègues avec l’éloignement physique, avoir des difficultés à organiser leur travail ou à faire des coupures dans ces nouvelles conditions. Or, il est primordial, d’un point vue managérial, de veiller au bien-être de toute l’équipe en prenant en compte le facteur humain. » remarque Pierrick.

Quelles bonnes pratiques peuvent appliquer les managers pour garantir le bien-être des équipes ?

« On s’est aperçus qu’au sein d’une équipe, les liens ont eu tendance à se renforcer lorsque le manager avait pris le temps de mettre en place des bonnes pratiques. Cela peut être la création de rituels autour de visio-conférences récurrentes, pour échanger de manière plus informelle ensemble. On a vu également que le suivi devait être adapté aux besoins de chacun. Certains ont besoin de points plus fréquents avec leur manager, pour pouvoir avancer en confiance.

Il faut rester au contact de ses collaborateur·rice·s à titre individuel, tenir compte de leur situation personnelle pour, au besoin, réagir. Les outils collaboratifs permettent d’engager une conversation instantanée, d’appeler très rapidement, pour simplement discuter 10 minutes, comme on l’aurait fait au bureau, autour de la machine à café.

Au-delà de l’équipe elle-même, il est important de garder une dynamique inter-équipe, de continuer à avoir des liens avec les sites distants, avec les équipes qui ont des métiers complémentaires. »

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Quels sont les outils Microsoft qui peuvent les aider à relever les défis actuels ?

Le Team Leader explique : « On rencontre régulièrement chez nos client·e·s le sentiment d’avoir beaucoup trop de réunions, de temps perdu en visio-conférence. Un des enjeux est donc de redonner du temps aux collaborateur·rice·s, du temps qui leur permettra d’avancer sur des tâches de fond sans être coupé·e·s. En ce sens, MyAnalytics est vraiment un formidable outil, puisqu’il analyse l’emploi du temps et propose des créneaux spécifiques pour le travail individuel.

Je pense aussi à To Do, Planner (qui ne font plus qu’un) et Outlook. Ces outils vont vraiment aider vos collaborateur·rice·s. Sur une journée, il·elle·s vont pouvoir planifier leurs tâches, puis identifier et prioriser en fonction.

Ces outils sont interconnectés. Ainsi, vous retrouverez le suivi des tâches ou encore les créneaux de temps de travail individuel proposés par MyAnalytics directement dans Outlook.

Il y a aussi Yammer. C’est l’outil qui va permettre de faire de la communication transverse, de créer des communautés, différents groupes, de communiquer de manière plus informelle. C’est d’ailleurs l’outil de prédilection des directions de communication et des DRH.

Evidemment, il y a Microsoft Teams, qui est vraiment un facilitateur pour le travail en équipe. Teams va permettre de rester en contact au quotidien avec votre équipe. Microsoft Viva, lui, va également améliorer l’expérience collaborateur, en ciblant les communications en fonction des métiers ou des centres d’intérêt. Ce nouvel outil propose des recommandations personnalisées sur l’organisation du temps de travail, ce qui permet de se concentrer sur les tâches les plus importantes. On peut également y retrouver des ressources de formation pertinentes. »

De quelle manière Projetlys accompagne ses clients dans le contexte actuel ?

« Ce qui est extrêmement important pour nous, c’est de rester au contact des métiers, qui ont justement vécu cette mise en place de ce changement de façon assez radicale. Nous gardons le lien, les écoutons pour bien comprendre leur façon de travailler et les difficultés qu’ils rencontrent. Nous analysons leur situation spécifique pour voir comment les aider à améliorer leur organisation et quelque part, leur productivité. Notre objectif est de leur permettre de se recentrer sur de la plus-value, là où ils vont prendre le plus de plaisir au quotidien.

Nous partageons les bonnes pratiques avec eux. Nous déterminons les outils Microsoft qui peuvent les aider à optimiser le télétravail en fonction de leurs usages. Notre objectif est d’apporter davantage de confort, d’interactions sociales et de bien-être aux équipes. » conclut l’expert Projetlys.

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A propos de l'auteur : Team Marketing

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