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Teams : quels outils Office 365 pour quels usages ?

Nous avons plusieurs façons de travailler : individuellement, à deux, en équipe, au sein d’un même service, entre services ou encore avec toute l’organisation. Cela implique différents besoins, auxquelles les sociétés doivent répondre. Elles sont nombreuses à avoir choisi la suite Office 365 de Microsoft. Celle-ci regroupe des services connus de tous, comme Word ou Excel. Les sociétés qui ont intégré Office 365 ont voulu apporter une réponse adaptée aux usages de leurs collaborateurs. Aujourd’hui, elles peuvent continuer dans cette démarche en ajoutant une nouvelle corde à leur arc, sans bousculer les habitudes installées depuis des années. En effet, Teams s’intègre parfaitement à tous les services Office 365, tout en optimisant la collaboration lors de la mise en œuvre d’un projet. Pour illustrer comment les solutions Microsoft s’adaptent aux différents modes de travail, rentrons dans le quotidien de Caroline, chef de projet informatique parfois en situation de mobilité.  

 

Travail individuel ou en duo 

Au bureau, Caroline a besoin de prendre des notes pendant ses réunions. Elle le fait en utilisant OneNote, ce qui lui évite d’amonceler des feuilles volantes. Au quotidien, elle stocke tous ses documents (Word, Excel, OneNote…) dans son espace personnel OneDrive pour ne pas les perdre. Quand elle a besoin de les partager avec son collègue Pierre, technicien informatique, elle le fait depuis cet espace. En déplacement et via son smartphone, elle accède à tout ce qu’elle a synchronisé depuis son OneDrive. Elle communique avec Pierre par e-mail depuis sa messagerie Outlook. Elle l’appelle ou chatte via Skype quand elle a besoin d’instantanéité.  

 

Travail avec une équipe ou un service 

Caroline a souvent des projets en équipe. Comme ses collègues, elle utilise Skype pour organiser des réunions à distance, les enregistrer, faire des sondages pendant la réunion et même coéditer des comptes-rendus par exemple. Le service dans lequel elle travaille dispose de SharePoint, un espace partagé pour stocker tous les documents. Ensemble, pour mieux organiser les projets en cours, Caroline et ses collègues planifient certaines tâches sur Planner.  

 

Travail commun avec toute l’organisation 

Notre chef de projet informatique peut accéder à l’ensemble des documents de chaque service grâce au SharePoint de l’organisation. En effet, SharePoint peut être utilisé comme un intranet, un portail vidéo ou encore une solution de GED. Caroline peut aussi répondre à des sondages créés grâce à Forms. Enfin, pour améliorer la communication interne et échanger de manière moins institutionnelle, elle utilise Yammer, le réseau social d’entreprise de la suite Office 365. C’est l’occasion de mieux connaître Nathalie, qui fait partie d’un service différent mais avec laquelle elle collabore souvent. Qu’importe la taille de l’organisation, Caroline dispose d’outils qui lui permettent de travailler efficacement et d’être plus productive.  

 

Et Teams dans tout ça ? 

Les entreprises qui ont choisi Office 365 ont la volonté de coller à l’évolution des usages. Or, le monde du travail se décloisonne, les silos disparaissent, l’organisation verticale est remplacée par un fonctionnement horizontal, avec une gestion des projets de plus en plus transversale. Cela amène de nouveaux besoins de communication et de collaboration. C’est pour répondre à cette évolution que Microsoft a créé Teams, sa plate-forme collaborative.  

Teams permet de connecter tous les outils Office 365 que Caroline et ses collègues utilisent au quotidien. Cette plate-forme centralise sans chambouler complètement les habitudes de Caroline. Dans cette solution collaborative, elle crée des réunions dans son agenda synchronisé avec son Outlook, crée un PowerPoint ou un Word, chatte, accède à son OneDrive… Elle bénéficie de tous les services qu’elle connaît déjà directement dans la plate-forme. De plus, Teams lui permet de connecter des applications tierces, comme un logiciel métier (à l’aide de connecteurs ou de liens).  

Cependant, Teams ne se contente pas de centraliser des outils. Sa force réside dans son organisation en « équipe » (c’est-à-dire, par projet). Cela permet d’optimiser la collaboration dans le cas d’une mission englobant différents interlocuteurs. Quand Caroline gère un projet dans cette solution, elle gagne du temps car elle n’a pas besoin d’en sortir pour exécuter toutes ses tâches. Caroline dispose de toutes les informations nécessaires pour avancer rapidement (historique des conversations, documents partagés, tâches restantes…) et peut solliciter toutes les personnes liées au projet en même temps. La plate-forme de Microsoft permettant de désengorger les boîtes de réception, notre chef de projet informatique peut travailler avec ses collègues de manière plus fluide. Elle reste concentrée car elle n’est pas interrompue par la fréquence trop élevée des e-mails.  

Plus généralement, Caroline peut retrouver n’importe quel élément grâce à la barre de recherche, inclure de nouvelles personnes au fur et à mesure de l’avancement d’un projet, intégrer des personnes extérieures à l’organisation (même si elles ne disposent pas d’un compte Office 365), travailler sur une mission inter-service très simplement, et bien plus encore. 

Grâce à Teams, Caroline et ses collègues bénéficient d’une nouvelle façon de collaborer sur les projets qui complète leur travail individuel tout en optimisant leur temps. Adopter la plate-forme de Microsoft permet donc aux entreprises de continuer la démarche d’optimisation de leur organisation interne, sans remettre en question les outils avec lesquels les équipes sont déjà familiarisées. 

 

Vous voulez tester Teams ? Accédez à la version démo (en anglais) en cliquant sur l'image ci-dessous !

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