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SharePoint, solution de GED ou intranet collaboratif digne de ce nom ?

Les nouveaux usages de travail qui se développent aujourd’hui dans les organisations font la part belle à la collaboration. L’intranet ne peut plus se contenter d’être une simple bibliothèque documentaire. Il doit s’adapter aux tendances technologiques et aux attentes de ceux qui l’utilisent au quotidien. Il faut envisager la construction d’un intranet nouvelle génération en respectant quelques bonnes pratiques. Cela aidera à choisir la solution la plus appropriée.  

 

Qu’est-ce qui fait la qualité d’un intranet ?   

Avant toute chose et pour remplir son rôle, un intranet doit correspondre aux besoins des utilisateurs. Il doit ainsi contenir toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement de tous les services. Cela paraît évident mais on l’oublie parfois au bénéfice de l’esthétique. Ensuite, il faut penser aux usages actuels et futurs. De quelle manière les collaborateurs échangent entre eux ? Qu’ont-ils l’habitude d’utiliser pour travailler (applications…) ? Comment refléter l’organisation des services au sein de l’intranet ? Par quels moyens optimiser la collaboration interne ? Peut-on intégrer des processus métiers ? Ces questions permettent de déterminer la structure de l’intranet et de travailler l’ergonomie de l’outil. Une telle réflexion doit être impérativement conduite avec les utilisateurs finaux pour obtenir un résultat satisfaisant. Enfin arrive le design, pour passer d’une vague velléité à une adhésion complète des utilisateurs.  

 

SharePoint, simple GED ?  

La solution intranet de Microsoft est souvent vue comme une solution de gestion électronique de documents (GED). Il est vrai qu'elle a été créée en premier lieu dans ce sens. En outre, elle n’est pas réputée pour son design. Néanmoins, Microsoft l’a fait grandement évoluer. Le SharePoint moderne (online) offre désormais de nombreuses possibilités pour constituer un intranet collaboratif digne de ce nom. En voici quelques-unes :  

  • Bibliothèques de documents : la gestion documentaire étant sa fonctionnalité de base, SharePoint sait très bien gérer cette fonctionnalité. La version moderne est plus facile à utiliser. La recherche de documents est plus efficace et il est possible de filtrer plus précisément les résultats 
  • Usages et ergonomie : nous l’avons dit, l’outil doit s’adapter aux usages des utilisateurs. En tant que solution Microsoft, SharePoint Online est en parfaite synergie avec l’environnement Office 365. Les utilisateurs travaillant déjà sur O365 y retrouvent leurs marques. Ils accèdent à leurs applications habituelles, comme Word ou Excel. Les composants de la suite de Microsoft peuvent être intégrés pour adapter l’interface SharePoint à l’organisation interne. Il est possible de créer un planning commun sur Planner ou d'afficher une vue de sa boîte Outlook. On peut éditer des formulaires avec Power Apps, discuter entre collègues sur Yammer et lire des vidéos sur Office Vidéo. L’ergonomie des différents composants reste la même que celles des applications. L’ensemble est donc facile à prendre en main. Les nombreuses briques disponibles permettent d'optimiser la collaboration. En outre, la nouvelle interface de SharePoint est « responsive », pour plus de praticité en mobilité. Parallèlement, on peut intégrer des processus métiers avec des services (Flow, Power Apps...) pour inclure des fonctionnalités spécifiques.  
  • Design : par le passé, ce point péchait sur SharePoint. Dans la version moderne, Microsoft propose désormais des modèles (« Team site » et « Communication site ») pour personnaliser les pages d’accueil. Ils sont conçus pour être très fonctionnels et esthétiques. Ils assurent un grand confort et une navigation agréable.  

(Exemples d’un site de communication et d’un site d’équipe) 

Par ailleurs, Microsoft est allé encore plus loin dans l’optimisation de la collaboration. Il propose de connecter plusieurs sites grâce à des hubs, en fonction d’un projet, d’une division ou d’un service notamment. Un hub (ou agrégat) permet d’obtenir sur chaque site rattaché la même ergonomie, le même design et la même façon de naviguer automatiquement. Ce résultat homogène facilite encore la prise en main des utilisateurs.  

 

Doit-on passer par une mise en place laborieuse pour obtenir un bon résultat ? 

La réponse est non, en tout cas pour la mise en place d’un SharePoint moderne. La création des modèles de site fournis par défaut supprime l’étape de développement de l’interface, parfois longue. Aujourd’hui, il suffit de déployer et de configurer les sites, en choisissant les composants qu’on souhaite intégrer. Personnaliser le SharePoint moderne se fait d’une manière similaire à un système de gestion de contenu (ou CMS). La modification se fait donc directement dans les pages. Il n’y a plus besoin de passer par une console d’administration. L’organisation utilisatrice gagne ainsi du temps. Elle profite d’une baisse des coûts de la mise en œuvre. Elle devient plus autonome si elle confie la gestion de la personnalisation à des administrateurs ou à des utilisateurs avancés en interne 

 

SharePoint, Office 365 e tutti quanti 

Nous l’avons vu, SharePoint se marie parfaitement avec l’environnement Office 365, au point d’avoir un peu de peine à différencier les composants natifs des applications imbriquées. Les frontières s’affranchissent entre cette solution intranet et O365. C'est le cas également entre SharePoint, Dynamics 365 et Power BI. En effet, la volonté affichée de Microsoft est de mettre la collaboration et le fonctionnel au centre de ses solutions. L'objectif est d'obéir aux attentes des utilisateurs et s’adapter à l’évolution de leurs usages 

 

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