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SharePoint, solution de GED ou intranet collaboratif digne de ce nom ?

Les nouveaux usages de travail qui se développent aujourd’hui dans toutes les organisations font la part belle à la collaboration. L’intranet ne peut plus se contenter d’être une simple bibliothèque documentaire. Il doit s’adapter aux tendances technologiques et aux attentes des collaborateurs qui l’utilisent au quotidien. Il faut donc envisager la construction d’un intranet nouvelle génération en respectant quelques bonnes pratiques, avant de choisir la solution la plus appropriée.  

 

Qu’est-ce qui fait la qualité d’un intranet ?   

Avant toute chose et pour remplir son rôle, un intranet doit correspondre aux besoins des utilisateurs. Il doit ainsi contenir toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement de tous les services. Cela paraît évident mais on l’oublie parfois au bénéfice de l’esthétique. Ensuite, il faut penser aux usages actuels et futurs. De quelle manière les collaborateurs échangent entre eux ? Qu’ont-ils l’habitude d’utiliser pour travailler (applications…) ? Comment refléter l’organisation des services au sein de l’intranet ? Comment optimiser la collaboration interne ? Comment intégrer des processus métiers ? Ces questions permettent de déterminer la structure de l’intranet et de travailler l’ergonomie de l’outil. Une telle réflexion doit être impérativement conduite avec les utilisateurs finaux si l’on souhaite obtenir un résultat satisfaisant. Enfin arrive le design, pour passer d’une vague velléité à une adhésion complète des utilisateurs.  

 

SharePoint, simple GED ?  

La solution intranet de Microsoft est souvent vue comme une solution de gestion électronique de documents (GED), car elle a été créée en premier lieu dans ce sens. En outre, elle n’est pas réputée pour son design. Néanmoins, Microsoft l’a fait grandement évoluer et le SharePoint moderne (online) offre désormais de nombreuses possibilités pour constituer un intranet collaboratif digne de ce nom. En voici quelques-unes :  

  • Bibliothèques de documents : la gestion documentaire étant sa fonctionnalité de base, SharePoint sait très bien gérer cette fonctionnalité. La version moderne est plus facile à utiliser, la recherche de documents est plus efficace et il est possible de filtrer plus précisément les résultats 
  • Usages et ergonomie : nous l’avons dit, l’outil doit s’adapter aux usages des utilisateurs. En tant que solution Microsoft, SharePoint Online est en parfaite synergie avec l’environnement Office 365. Les utilisateurs travaillant déjà sur O365 y retrouvent leurs marques facilement et accèdent à leurs applications habituelles, comme Word ou Excel. Il est possible d’intégrer tous les composants de la suite de Microsoft pour adapter l’interface SharePoint à l’organisation interne. On peut créer un planning commun sur Planner, afficher une vue de sa boîte de réception Outlook, éditer des formulaires grâce à Power Apps, discuter entre collègues sur Yammer, lire des vidéos sur Office Vidéo L’ergonomie des différents composants reste la même que celles des applications. L’ensemble est donc facile à prendre en main et les nombreuses briques disponibles contribuent à l’optimisation de la collaboration. En outre, la nouvelle interface de SharePoint est « responsive », pour plus de praticité en situation de mobilité. Parallèlement, il est possible d’intégrer des processus métiers en utilisant les services comme Flow ou Power Apps pour inclure des fonctionnalités spécifiques.  
  • Design : par le passé, ce point péchait sur SharePoint. Dans la version moderne, Microsoft propose désormais des modèles (« Team site » et « Communication site », ou site d’équipe et site de communication) qui permettent de personnaliser les pages d’accueil selon les besoins des utilisateurs. Ils sont conçus pour être très fonctionnels et esthétiques, assurant un grand confort et une navigation agréable.  

(Exemples d’un site de communication et d’un site d’équipe) 

Par ailleurs, Microsoft est allé encore plus loin dans l’optimisation de la collaboration, en proposant de connecter plusieurs sites grâce à des hubs, en fonction d’un projet, d’une division ou d’un service notamment. Un hub (qu’on pourrait traduire ici par agrégat) permet d’obtenir sur chaque site rattaché la même ergonomie, le même design et la même façon de naviguer automatiquement. Ce résultat homogène facilite encore la prise en main des utilisateurs.  

 

Doit-on forcément passer par une mise en place laborieuse pour obtenir un bon résultat ? 

La réponse est non, en tout cas pour la mise en place d’un SharePoint moderne. La création des modèles de site fournis par défaut supprime l’étape de développement de l’interface, qui peut être longue. Aujourd’hui, il suffit de déployer et de configurer les sites, en choisissant les composants qu’on souhaite intégrer. Personnaliser le SharePoint moderne se fait d’une manière similaire à un système de gestion de contenu (ou CMS). La modification se fait donc directement dans les pages, il n’y a plus besoin de passer par une console d’administration. L’organisation utilisatrice gagne ainsi du temps, profite d’une baisse des coûts de la mise en œuvre et devient plus autonome si elle confie la gestion de la personnalisation à des administrateurs ou à des utilisateurs avancés en interne 

 

SharePoint, Office 365 e tutti quanti 

Nous l’avons vu, SharePoint se marie parfaitement avec l’environnement Office 365, au point parfois d’avoir un peu de peine à différencier les composants natifs des applications imbriquées. Les frontières s’affranchissent entre cette solution intranet et O365, mais également entre SharePoint, Dynamics 365 et Power BI. En effet, la volonté affichée de Microsoft est de mettre la collaboration et le fonctionnel au centre de ses solutions, pour obéir aux attentes des utilisateurs et s’adapter à l’évolution de leurs usages 

 

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