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Le recours massif au télétravail depuis début 2020 a profondément modifié l’expérience de travail. C’est vers une expérience unifiée que s’orientent aujourd’hui les organisations. La solution Microsoft Viva, lancée il y a peu, répond à cette tendance. De quoi est-elle constituée ? A quels besoins répond-elle ? Comment s’intègre-t-elle dans l’environnement Microsoft ? Voici les points à retenir.

Microsoft Viva : qu’est-ce que c’est ?

Microsoft présente Viva comme une plate-forme dédiée à l’expérience collaborateur. Elle a été conçue pour rassembler tou·te·s les collaborateur·rice·s autour d’une expérience novatrice et unifiée, quel que soit leur lieu de travail (au bureau, sur le terrain, en mobilité ou en télétravail). Microsoft Viva favorise l’engagement, la formation, le bien-être et le partage de connaissances au sein d’un seul et même environnement de travail. Ainsi, la solution fait profiter les organisations d’une approche unifiée, structurée, enrichie, pour qu’elles passent à la vitesse supérieure.

Microsoft Viva se compose de 4 modules :

  • Viva Topics, qui unifie l’expertise interne et la rend accessible
  • Viva Connections, qui crée du lien social et de l’engagement
  • Viva Insights, qui contribue à améliorer les habitudes de travail
  • Viva Learning, dont le déploiement est prévu courant 2021, qui centralise l’apprentissage

Ces 4 applications, indépendantes les unes des autres, peuvent être consommées notamment via Microsoft Teams. Ce faisant, elles seront directement accessibles dans l’interface en quelques clics. Elles sont par ailleurs intégrées à Microsoft 365.

Quel est le principe d’utilisation des applications de Microsoft Viva ?

Le principe de Viva Topics est de maximiser l’exploitation du contenu interne. En effet, l’application permet de gérer une volumétrie importante de documents et de sources. Grâce à l’intelligence artificielle, Viva Topics est capable d’agréger, d’analyser et d’organiser automatiquement le contenu.

L’application Viva Connections, elle, favorise l’engagement, encourage le lien social et l’interaction. Elle devient le point d’entrée personnalisé pour accéder à des ressources liées à la communication interne par exemple. Elle facilite la contribution, l’échange entre pairs et l’inclusion.

Viva Insights aide à mieux organiser le temps de travail. Elle s’inspire des fonctionnalités de Microsoft MyAnalytics car elle analyse les habitudes de travail. Cependant, elle va plus loin, en proposant notamment des recommandations sur le plan organisationnel et opérationnel.

Enfin, Viva Learning, bientôt disponible, se veut la porte d’entrée à l’apprentissage et au développement des compétences. A terme, l’application de Viva permettra aux collaborateur·rice·s de se former avec les ressources de leur organisation, mais également avec des contenus issus de plates-formes d’apprentissage reconnues, comme LinkedIn Learning, Skillsoft, Coursera, Pluralsight ou encore edX. Dernier point, Viva Learning s’intégrera à des systèmes de gestion de formation comme SAP SuccessFactors.

A quels besoins Microsoft Viva répond ?

Comme tous les modes de travail, le travail hybride entraîne des points d’attention. Avec la distance, il faut maintenir le lien social, la cohésion d’équipe, l’équilibre professionnel, l’accès aux connaissances et à la formation. La technologie peut tout à fait être utilisée dans ce sens. C’est l’objectif de Microsoft Viva, qui vise à simplifier plusieurs aspects de la vie professionnelle.

  • Unification et mise à profit de l’expertise interne : avec Viva Topics, une organisation peut agréger les connaissances internes, les structurer par rubrique ou thématique et les rendre accessibles rapidement à tou·te·s. Les collaborateur·rice·s disposent d’un Wikipédia interne, qui lie les ressources les unes aux autres de manière structurée grâce à un maillage efficace. Dans une conversation Teams, dans SharePoint ou tout autre outil d’Office 365, il·elle·s peuvent cliquer sur les suggestions affichées automatiquement, pour en savoir plus sur tel ou tel sujet si besoin.
  • Augmentation des interactions et des échanges à distance : l’application Viva Connections permet à chaque personne de réagir aux publications liées à la culture de son organisation, de commenter et de partager ses idées.
  • Meilleure organisation du temps de travail : il arrive fréquemment, quand on télétravaille, d’oublier de prendre des pauses, de consacrer trop de temps aux réunions et de ne pas s’accorder de temps dédié au travail individuel. Avec Viva Insights, il devient plus facile de trouver un équilibre dans sa vie professionnelle, grâce aux recommandations personnalisées.
  • Développement des compétences : acquérir de nouvelles compétences fait partie du quotidien professionnel. Viva Learning aidera les collaborateur·rice·s à développer leur savoir-faire en regroupant toutes les ressources de formation internes, et en leur proposant des formations complémentaires externes. Même à distance, chaque personne peut progresser sans difficulté. L’apprentissage est ainsi démocratisé, facilité et à portée de clic.

Microsoft prévoit d’ores et déjà d’enrichir Microsoft Viva avec de nouvelles fonctionnalités en cours d’année. A suivre !

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A propos de l'auteur : Team Marketing

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