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Déjà utilisatrice des solutions Microsoft, Loire Forez agglomération a décidé de remplacer son ancien intranet par un intranet Powell. Elle a fait appel aux équipes Projetlys pour ce projet. Ann-Lor Zarli-Barlet, cheffe de projet communication interne et numérique de Loire Forez, explique pourquoi la solution Powell a été privilégiée, comment le nouvel intranet est utilisé aujourd’hui et donne son avis sur la collaboration avec les équipes Projetlys.

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Présentation de Loire Forez agglomération

« Loire Forez agglomération est une communauté de 87 communes et de 112 000 habitants dans la Loire, à une quarantaine de kilomètres de Saint-Etienne, entre Clermont-Ferrand et Lyon. L’Agglomération compte environ 500 agents et 1 300 élus sur les 87 communes du territoire. » détaille Mme Zarli-Barlet.

Pourquoi avoir décidé de refondre l’intranet et d’opter pour Powell Intranet ?

Elle explique : « Notre précédent intranet datait de 2009, il était donc obsolète. Ses fonctionnalités ne répondaient plus aux besoins des utilisateurs ni des administrateurs du site, que ce soit en matière d’ergonomie, de “responsive design” ou de collaboration.

Nous nous sommes tournés vers la solution Powell pour pouvoir bénéficier des fonctionnalités de Microsoft. Nous avions en effet commencé à déployer les outils collaboratifs au niveau de l’Agglomération, en particulier SharePoint et Teams. Autre raison, nous souhaitions un développement rapide, car le nouvel intranet devait être mis en service avant l’installation du nouveau conseil communautaire, à la suite des élections municipales et intercommunales.

Nous avions également des enjeux liés à la personnalisation graphique. Nous voulions aller un peu plus loin que ce que propose SharePoint nativement, par exemple intégrer notre charte graphique. Enfin, nous recherchions une solution plus facilement gérable pour tous les profils de contributeurs et d’administrateurs. »

Qu’appréciez-vous particulièrement dans Powell Intranet ?

« Ce que nous avons apprécié tout d’abord dans la solution Powell, c’est sa rapidité de déploiement, nos délais étant très serrés car liés à la mise en place du nouvel exécutif. La promesse a été tenue puisque l’intranet était opérationnel en temps voulu.

Ensuite, l’interface est plus conviviale que SharePoint. Cela favorise l’appropriation pour tous les utilisateurs, y compris ceux qui ne sont pas forcément à l’aise avec l’informatique.

Enfin, nous apprécions son caractère évolutif. Il y a régulièrement des nouvelles fonctionnalités, notamment “Flex Desk”, que nous venons de déployer sur le site. »

De quelle façon est utilisé l’intranet aujourd’hui dans votre collectivité ?

La cheffe de projet développe : « D’un côté, nous avons plusieurs services qui contribuent à l’alimenter. Tout d’abord, la Direction de la communication qui pilote le projet, avec l’appui de la Direction des systèmes d’information. Ensuite, on a l’intervention du service RH, plus particulièrement sur les volets “Offres d’emploi” et “Nouveaux arrivants”. Enfin, il y a le secrétariat général pour alimenter la partie “Instances”, qui rassemble les informations liées au conseil communautaire et aux différentes commissions.

De l’autre, nous avons plusieurs types d’utilisateurs. Notre intranet est ouvert aux agents de l’Agglomération et de l’Office de tourisme, ainsi qu’aux secrétaires de mairie et directeurs généraux des services des 87 communes de Loire Forez. Il est également accessible à l’ensemble des élus municipaux du territoire. En effet, nous avons souhaité l’ouvrir au-delà des 128 conseillers communautaires titulaires.

Sur notre intranet, les utilisateurs retrouvent des actualités qui peuvent être soit reprises sur le site internet grand public, soit des actualités spécifiques, notamment RH. On a également mis en place des actualités en images, plus visuelles, moins formelles, qui permettent de diffuser de l’information sur les coulisses de la vie des services, sur des coups de cœur, etc. L’intranet permet également d’accéder à une base documentaire, avec des documents ressources (règlements et procédures, modèles de documents, tutoriels…) et toutes les informations liées aux assemblées (ordres du jour, présentations, comptes rendus…). Enfin, on peut retrouver de l’information sur les arrivées de nouveaux agents ou encore les offres d’emploi par exemple. »

Faites-vous appel à Powell Intranet pour d’autres usages ?

« Oui. Nous avons souhaité proposer un annuaire, en lien avec les informations RH. Celui-ci est connecté à notre AD, pour être plus facilement mis à jour, presque en temps réel. Cela permet de retrouver les différents utilisateurs, agents ou élus, et de les contacter facilement. L’interconnaissance au niveau de l’Agglomération est donc favorisée.

Par ailleurs, nous avons récemment déployé le module “Flex Desk”, une nouveauté dans la solution Powell, dans une logique de développement du travail nomade. Nous souhaitions offrir une alternative ou, du moins, un dispositif complémentaire au télétravail. Aujourd’hui, les agents peuvent, via l’intranet, voir les bureaux disponibles sur différents sites de l’Agglomération et les réserver facilement.

Notre autre souhait, c’était de pouvoir connecter nos différents outils Office, à la fois les outils de bureautique et les outils collaboratifs, comme Microsoft Teams. Nous avons aussi connecté certains outils métier. Notre objectif, à terme, est d’en faire une “Digital Workplace”. » confie Ann-Lor Zarli-Barlet.

Comment s’est passée la collaboration avec les équipes Projetlys ?

« Nous avons retenu la société Projetlys après une consultation pour pouvoir déployer un intranet avec Powell. Cette sélection s’est faite début 2020. Nous avons ainsi travaillé dans le contexte très particulier du confinement, l’intranet ayant été déployé entre mars et mai 2020. Malgré ce contexte inédit, complexe, la collaboration s’est très bien passée.

Nous avons apprécié la rigueur, la rapidité, la réactivité des équipes, la qualité d’écoute. Nous avions une difficulté supplémentaire : le fait de ne pas pouvoir se rencontrer et de travailler uniquement à distance. Malgré cela, les équipes Projetlys ont su entendre nos demandes, nous donner immédiatement de la visibilité sur l’impact au niveau du planning et du budget, sur les contraintes éventuelles. Notre prise de décision a donc été facilitée. Pour résumer, c’est une collaboration dont nous sommes tout à fait satisfaits, qui a été efficace, avec une vraie relation de confiance. » conclut Mme Zarli-Barlet.

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A propos de l'auteur : Team Marketing

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