Lorsque les organisations font face à un rapprochement ou une séparation d’entités, elles doivent répondre à quatre grandes problématiques en vue d’harmoniser leurs outils Office 365.

Antoine Loreau, notre consultant avant-vente, soulève avec nous les problématiques phares et nous donne les clés pour en comprendre les enjeux.

1.     Les comptes et périphériques utilisateurs

Antoine Loreau. La première grande problématique est assez simple à comprendre : c’est celle des comptes et des périphériques utilisateurs.

Disons que je suis en passe d’acquérir une nouvelle société ou d’une nouvelle structure, comment gérer les comptes utilisateurs que je vais devoir intégrer à cette nouvelle structure ? Et pour les périphériques utilisateurs ? Dans la plupart des cas, j’ai un mode de fonctionnement dans l’entreprise A et un autre mode de fonctionnement dans l’entreprise B. Ainsi, comment vais-je pouvoir faire cohabiter ces différents modes de fonctionnement pour les périphériques au sein d’un même univers Office 365 ?

2.     Les accès et contrôles utilisateur·ices

AL. L’autre problématique que l’on peut rencontrer régulièrement, c’est celle des accès et contrôles utilisateurs. Lors du rapprochement ou la séparation d’entités, comment vais-je garantir l’accès à un certain nombre d’informations pour les utilisateurs ? Si j’intègre dans mon système d’information un grand nombre d’utilisateurs, comment m’assurer qu’ils n’aient pas accès à l’intégralité du système d’information dès leur intégration ? Et inversement, comment m’assurer qu’ils aient quand même accès aux ressources de l’entreprise et puissent continuer à travailler pleinement, en collaboration avec les personnes avec qui ils échangent déjà.

Autre sujet majeur également dans les rapprochements et séparations d’entités sur les accès et le contrôle utilisateur : savoir qui a le droit de faire quoi, à quel moment et sur quel environnement et sur quelles données.

3. La localisation des données

AL. Une troisième problématique rencontrée régulièrement, c’est la localisation des données. Quand on parle de localisation, on peut tout de suite penser à des organisations qui sont internationales, avec un rapprochement d’une société qui est par exemple au Canada, avec un groupe français. Alors oui, c’est vrai, c’est une problématique que l’on rencontre dans ce cas. Mais on la rencontre également dans un écosystème très franco-français.

Par exemple, vous avez deux entités qui sont sur Office 365. Une première entité a ouvert un tenant dans un environnement Office 365 il y a quelques années. Potentiellement, cette entité a ouvert à l’époque un tenant avec une domiciliation des données sur des datacenters qui n’étaient pas des datacenters français, mais des data centers européens. On peut ainsi avoir cette problématique de localisation des données avec des clients qui sont déjà sur Office 365 depuis un moment, et dont les deux organisations sont sur le territoire français. Il y a donc un questionnement autour de la souveraineté de la donnée, de la résidence des données : qu’est-ce que j’en fais ? Et surtout, quelle est la meilleure solution, la meilleure stratégie pour avoir quelque chose qui soit le plus cohérent possible ?

4. La gestion des licences

AL. La dernière problématique, c’est la gestion des licences. La plupart du temps, quand vous êtes en rapprochement d’entités ou en scission d’entités, vous avez de part et d’autre des licences qui ne sont pas les mêmes.

Nous allons avoir des organisations avec des licences de type entreprise, (par exemple E3, E5 et d’autres) et des organisations qui ont des licences plutôt cotées business, parce qu’elles avaient moins de 300 utilisateurs, par exemple. Que faire de ces licences-là ? Faut-il passer tout le monde sous un modèle entreprise ? Est-ce que tout le monde rétrograde sous un modèle business ? Faut-il passer sur un accord entreprise avec Microsoft directement ?

En somme, la gestion des licences est une notion de coût. Et comment puis-je optimiser mon budget et mon coût de licences tout en conservant, bien entendu, les outils et les accès nécessaires pour garantir la collaboration et le travail au quotidien des partenaires ?

Toutes les réponses dans notre webinar dédié :

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