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Le groupe Technico Flor, dont l’activité est internationale, a choisi la suite Microsoft Office 365. Il y a un an, la société a naturellement adopté Microsoft Teams. Jérôme Quinten, Responsable des systèmes d’information de Technico Flor, revient sur ce qui a amené le groupe à passer aux solutions Microsoft et partage sa vision stratégique pour 2021.

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Présentation du groupe Technico Flor

Technico Flor est une société familiale, basée à Allauch, à côté de Marseille. Le groupe emploie environ 180 personnes en France et 220 personnes à travers la planète. Le groupe Technico Flor a trois activités principales : l’élaboration de parfums (compositions parfumées), d’arômes alimentaires, et la distribution d’ingrédients destinés aux cosmétiques, aux arômes et aux parfums.

Pour quelles raisons avez-vous choisi Microsoft Office 365 ?

Jérôme Quinten explique : « Avant la migration Office 365, le service informatique était composé d’une seule personne. Gérer 150 boîtes aux lettres étant fastidieux, la société a cherché des solutions plus pérennes et d’actualité. Nous avons choisi la suite Microsoft Office 365 pour la simplification de l’administration des boîtes e-mails, pour la volumétrie et l’implémentation future du travail collaboratif. »

Qu’est-ce qui vous a poussé à adopter Microsoft Teams ?

« Le confinement a révélé cet outil qu’on avait nativement avec la suite Office 365. Nous ne l’utilisions pas avant, mais avec la crise sanitaire de 2020, Teams s’est imposé. Nous avons différents sites (Saint-Ouen-l’Aumône, Levallois, Allauch…) et avec le confinement, les déplacements étaient limités. C’est donc naturellement que nous avons implémenté cette solution collaborative, pour la visio-conférence notamment. Comme l’outil est simple d’emploi, les équipes ont compris qu’il était vital pour la continuité de l’activité de l’entreprise et l’ont rapidement adopté. Autant nos collaborateurs que nos clients sont venus naturellement sur Teams. En effet, même sans être équipés de Teams, nos clients nous rejoignent sur nos visio-conférences faites sur l’outil.

A l’heure actuelle, Microsoft Teams est utilisé pour la communication inter-équipe, mais de plus en plus, on implémente le travail collaboratif. Aujourd’hui, il y a une douzaine d’équipes Teams, très collaboratives, dans lesquelles nos collaborateurs s’échangent des données. Nous avons un taux d’adoption de 80%, ce que je n’aurais pas cru si l’on me l’avait annoncé il y a un an ! » s’exclame Le RSI de Technico Flor.

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Vous avez fait le choix de combiner l’équipement matériel Poly à Teams, pourquoi ?

« Nous avions déjà du matériel de visio-conférence, mais en point à point, entre seulement deux salles de réunion, l’une à Allauch et l’autre à Levallois. Le système Poly, interfacé avec Teams, a permis d’avoir des salles de conférence plus accessibles, pour des échanges internes et avec nos clients.

Le matériel Poly que nous avons à disposition est dédié à la visio-conférence, mais nous avons également fourni des micros-casques individuels aux employés. Nos déplacements sont toujours limités entre les sites, donc la visio-conférence est un outil primordial pour l’échange entre les équipes. » indique M. Quinten.

Quels sont vos projets pour cette année ?

« Les projets pour 2021 sont assez vastes. L’année a commencé avec un projet global de digitalisation. Nous avons élaboré une stratégie digitale, avec une quinzaine de projets, liés à la partie commerciale, à la production, et également à la communication interne. Actuellement, à Allauch, nous construisons deux usines pour quadrupler les surfaces de production. Nous allons équiper ces nouveaux sites avec du matériel de visio-conférence Poly. Pour aller vers plus de digitalisation, nous projetons de créer des applications sur Microsoft Power Apps, parce que j’ai vu l’utilité de cette application et la puissance qu’elle peut nous fournir. » précise le Responsable des systèmes d’information.

De quelle manière comptez-vous vous appuyer sur Microsoft Power Apps ?

« Nous avons plusieurs applications en tête. Par exemple, nous souhaitons dématérialiser le carnet des visites pour faciliter l’accueil et le suivi des personnes sur site. Nous sommes dans la chimie et notre site est à accès réglementé. Nous utilisons nos badges, mais la présence des personnes extérieures est notée à la main dans notre carnet de visites. Ce qui nous manque aujourd’hui, c’est un meilleur suivi de la présence sur site. Nous souhaitons remplacer le papier et le crayon par une tablette, pour centraliser les données.

Nous avons également pensé faire un carnet d’entretien pour le suivi de tous les petits travaux à faire dans une usine. Le but est d’éviter d’envoyer un e-mail pour chaque problème identifié à la personne concernée, de plutôt passer par un portail qui centralise tous les événements, toutes les petites réparations. Cela permet au responsable de lister, de regrouper par catégorie et de faire intervenir le bon interlocuteur en fonction des travaux à faire.

Pour l’instant, nous ne sommes pas encore assez matures, assez autonomes, pour développer nous-mêmes nos applications. Notre objectif est de former notre développeur externe à Microsoft Power Apps, pour qu’il crée quelques applications qui nous feront gagner en rapidité et en polyvalence. Nous comptons nous former ensuite pour devenir autonomes dans le développement d’applications en interne. »

Vous avez fait appel à Projetlys, êtes-vous satisfait du travail de nos équipes ?

Jérôme Quinten confirme : « Oui ! Projetlys nous a aidés à nous structurer et à avoir une meilleure organisation. Par exemple, la gestion des licences, aujourd’hui rationalisée, est bien plus fluide pour moi. C’est un gain de temps indéniable.

Les équipes Projetlys sont très à l’écoute, ont souvent plein d’idées. C’est une bonne collaboration. Avec Projetlys, c’est convivial, efficient, c’est fluide et limpide. Sur une quinzaine de prestataires à qui nous faisons appel, Projetlys est dans mon top 4, mon top 3. C’est un prestataire que je ne remets pas en question à l’heure actuelle, c’est sûr ! »

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A propos de l'auteur : Team Marketing

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