Équipez vos collaborateurs terrain grâce à Microsoft 365

Les collaborateurs terrain, par définition, ne disposent pas d’un poste fixe. Pour échanger avec leurs collègues ou leur hiérarchie, ils utilisent des périphériques mobiles, comme le téléphone portable ou la tablette. Ils sont moins connectés que leurs collègues au bureau, ce qui souvent, ne leur permet pas de bénéficier des mêmes services et du même niveau de communication. Pour répondre à leurs besoins spécifiques, Microsoft a créé une offre adaptée : Microsoft 365 pour les employés de terrain (ou « firstline workers »).

Le licensing de Microsoft 365 adapté aux collaborateurs terrain

Microsoft décline son offre pour les employés de terrain selon la consommation qu’ils auront des différents outils. En effet, il existe différents types d’abonnement :

  • Microsoft 365 F1 : cet abonnement inclut l’accès aux services de la suite EMS (comme Intune) et l’utilisation des outils collaboratifs, comme Microsoft Teams, Shifts, Yammer, Planner ou encore Stream. Il faut noter que le F1 n’inclut pas de boîte e-mail (Exchange).
  • Microsoft 365 F3 : cet abonnement, plus complet, inclut les services du F1, avec Exchange, Windows 10 ou encore PowerApps.
  • Office 365 F3 : cet abonnement ne regroupe pas les services traditionnellement inclus dans Microsoft 365 (EMS et Windows 10) et se concentre sur les outils de la suite Office : Outlook, Teams, OneDrive ou Power Apps notamment.

L’équipement matériel des collaborateurs terrain

Il existe différentes approches quant au matériel que peuvent utiliser les employés de terrain :

  • BYOD (« Bring Your Own Device ») : l’employé utilise son matériel personnel (téléphone, tablette).
  • CYOD (« Choose Your Own Device ») : l’employé choisit son matériel dans un catalogue que son organisation lui met à disposition. L’usage personnel n’est cependant pas autorisé.
  • COPE (« Company Owned Personally Enabled ») : le périphérique est choisi dans un catalogue comme le CYOD, mais l’usage personnel est autorisé.

Ici, le choix dépend du budget de l’organisation et également de sa politique interne sur l’utilisation de « devices » pour des besoins personnels.

La personnalisation des outils Microsoft 365 selon les besoins réels du terrain

On peut évidemment personnaliser les outils Microsoft 365 selon les besoins des collaborateurs terrain. On peut créer une application sur Power Apps pour un processus, ouvrir des équipes Teams pour gérer un projet ou automatiser des tâches avec des « worflows ». Les solutions Microsoft permettent de révolutionner les processus métier et de gagner en temps, en productivité et en efficacité.

Pour illustrer cela, prenons l’exemple d’un employé dont le métier est d’effectuer des visites de contrôle sur divers chantiers. Habituellement, il doit compléter une fiche papier, noter ses observations, organiser une réunion avec chaque chef de chantier et rédiger un compte-rendu. Il doit garder informer ses collègues et sa direction, stocker les documents papier. Cela implique de transporter les documents, retaper ses notes, passer et retranscrire plusieurs appels, aller au bureau pour ranger les documents. Il perd du temps, pendant que sa direction attend les informations.

Avec les solutions Microsoft et depuis son téléphone, l’employé entre les données du contrôle sur une application dédiée et grâce à un « workflow », les données sont automatiquement transmises à sa direction. Il peut prendre des photos et les partager directement dans une équipe Teams regroupant les collaborateurs et les intervenants externes. Il peut planifier et faire toutes ses réunions dans Teams. Si besoin, il peut discuter par chat pendant une réunion avec un collègue et même l’inviter dans la réunion directement. Les documents/données liés à un chantier sont stockés dans Teams et consultables à tout moment. Le collaborateur envoie les informations de contrôle en temps réel depuis son périphérique. Ainsi, si un problème est détecté, les décisions sont prises rapidement et les actions déclenchées immédiatement. Chaque intervention terrain est donc optimisée.

L’abonnement et les périphériques ne suffisent pas

La mise en place d’une solution technique (avec la création d’une identité numérique pour tous et le choix d’un périphérique) ne suffit pas. En effet, comme vu précédemment, il faut pouvoir adapter les outils Microsoft aux besoins réels, ce qui implique de recueillir l’avis des collaborateurs terrain. De plus, il faut s’assurer de leur bonne prise en main des nouveaux outils et processus.

La création et l’application d’un plan de conduite du changement permet de garantir l’adoption pérenne des usages. Il doit inclure de la communication à toutes les étapes, des ateliers d’échange et des sessions de formation adaptées notamment. Pour accentuer l’efficacité, ce plan peut contenir du coaching ou bien un plan de gestion de la résistance. Si besoin, ce plan peut être mené par un prestataire externe, comme Projetlys.

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