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Collectivités : comment retrouver l’information grâce à un intranet adapté ?

La culture de travail dans les collectivités est “unique”. En effet, l’intérêt commun prime et les membres de l’administration travaillent en ce sens. Il est donc primordial qu’ils puissent exécuter leurs missions confortablement. Or, de par la complexité de leur organisation, le personnel des collectivités rencontre fréquemment le même problème : retrouver l’information. L’innovation peut les y aider. Le déploiement d’un intranet est un bon moyen de leur faciliter la tâche, tout en faisant entrer l’organisation dans l’innovation.    

Construire un intranet pour les agents d’une collectivité 

Tout d’abord, l’intranet doit être pensé pour représenter, ressembler à leur propre structure. Il doit répondre aux besoins de ceux qui vont l’utiliser au quotidien. Nous l’avons vu, leur première problématique est de pouvoir retrouver l’information. Mais pour cela, il ne suffit pas de la stocker dans l’intranet, il faut que la recherche soit fluide, rapide, logique. Le secret de la réussite, c’est de le construire avec les utilisateurs, en ayant en tête leurs besoins. Cette co-construction peut se faire efficacement lors d’ateliers de travail regroupant des représentants de tous les services et/ou métiers de la collectivité. L’échange, l’écoute et la prise en compte de l’opinion des autres amènent chacun à imaginer la meilleure structure, pour lui comme pour les autres agents. Ainsi, c’est en confrontant les idées, les habitudes, les besoins et les requêtes de tous les pans de l’administration que l’on obtient les bons éléments pour façonner un intranet adapté à tous et adopté par tous.    

Retrouver tous types d’information dans l’intranet d’une collectivité 

Grâce à la réflexion commune, la sélection de l’information est facile. Cependant, on doit pouvoir demander plus à l’outil que la dématérialisation de documents. Un intranet digne de ce nom ne s’arrête pas à la simple gestion documentaire. Il peut être le point d’entrée de chaque agent, sur le terrain ou non, pour retrouver les fichiers qui l'aide à accomplir ses missions, mais également les informations institutionnelles, les communications internes (RH, élus...) et les applications dont il se sert (demande de congé...). En faisant de l’intranet une ressource riche et centralisée, on optimise le quotidien des agents en leur apportant du confort et de la simplicité. Le temps gagné peut alors profiter à l’investissement quotidien auprès des usagers. Sur un autre plan, l’intranet peut devenir une plate-forme d’échange, optimisant ainsi la cohésion d’équipe.    

Choisir une solution d’intranet adaptée 

La collectivité peut choisir de développer une solution d’intranet en interne. Dans ce cas, il faut disposer des ressources qualifiées et du temps nécessaire. Elle a la possibilité de choisir une solution externe. Il en existe plusieurs. Sélectionner la plus adaptée requiert une réflexion en amont. La solution est-elle rigide ou personnalisable ? Peut-elle revêtir les couleurs de la charte graphique ? Est-elle ergonomique ? Est-elle accessible aux agents de terrain ?  SharePoint fait partie des solutions qui répondent à ces besoins. En plus de son très haut niveau de personnalisation, elle est intégrée dans Office 365 et offre aux agents une expérience moderne et interopérable avec leurs outils du quotidien. Les agents de terrain peuvent ainsi y accéder très facilement depuis leur téléphone portable. C’est pourquoi nous la préconisons aux collectivités territoriales avec lesquelles nous travaillons. Nos équipes écoutent les besoins de l’organisation, imaginent la solution avec les agents lors de workshops, apportent une dimension de conseil pour accompagner la démarche et l’innovation, puis construisent un intranet adapté et structuré. Si vous souhaitez en savoir plus sur comment nos équipes peuvent vous accompagner, contactez-nous ! 

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